Règlement d’ordre intérieur de Arceaux Parents d’Elèves en réfleXion (APEX)
Association déclarée par l’application de la
Loi du 1er juillet 1901 et du décret du 16 août 1901
Règlement approuvé par l’assemblée générale du 31 décembre 2023
Ce règlement intérieur complète et précise les statuts de l’Association des Parents d’Elèves Arceaux Parents d’Elèves en réfleXion (APEX) des écoles Chaptal et Jeanne d’Arc de Montpellier. Il s’applique obligatoirement à l’ensemble des membres de l’Association.
Il est disponible au siège de l’Association, sur le site internet de l’Association (https://apex34.fr) et une copie sera remise à chaque membre qui en fait la demande.
Les dispositions du présent règlement doivent être interprétées à la lumière des statuts. En cas d’ambiguïté ou de contradiction, les statuts s’appliquent par priorité sur le règlement intérieur.
Préambule
L’association est apolitique, asyndicale et aconfessionnelle. Elle ne peut prendre position par rapport à l’actualité politique, hormis celles qui concernent l’éducation nationale et plus généralement l’éducation. Elle ne peut également pas prendre position par rapport aux grèves des enseignants. Elle défend le droit de grève mais reste neutre par rapport aux raisons qui pourraient être invoquées par les membres de l’éducations nationales ou les agents territoriaux.
Titre I ‐ Adhésion à l’Association
Article 1 – Adhésion à l’Association
L’adhésion à l’Association est libre, sous réserve d’acquitter la cotisation annuelle, pour toutes personnes qui souhaiteraient participer à la réalisation de son objet et qui est parent d’au moins un élève de l’école scolarisé à l’école Chaptal et/ou l’école Jeanne d’Arc.
L’adhésion à L’Association entraîne pleine et entière acceptation des statuts et du règlement intérieur.
Article 2 – Cotisation
Les membres de l’Association doivent s’acquitter d’une cotisation annuelle. Le montant de la cotisation est fixé chaque année par le Conseil d’Administration et ratifié par l’Assemblée Générale ordinaire. Celle-ci tient compte des redevances versées pour chaque adhérant à la FCPE 34 et la FCPE.
Le montant de l’adhésion sympathisant, qui ne comprend pas l’adhésion à la FCPE ne doit pas être supérieure au tarif réduit des membres actifs.
Toute cotisation versée à l’Association est définitivement acquise. Aucun remboursement de cotisation ne peut être exigé en cas de départ du dernier enfant d’une des deux écoles, de démission, d’exclusion ou de décès d’un membre en cours d’année.
Titre 2 – Organes de l’Association
Article 3 – Assemblée générale ordinaire et extraordinaire
Seuls, les membres de l’Association sont autorisés à voter lors des assemblées ordinaires et extraordinaires.
La convocation des membres s’opère par courriel, quinze (15) jours au moins avant la date fixée et précise l’ordre du jour établi par le Conseil d’Administration.
Lors du Conseil d’Administration convoquant l’Assemblée Générale Ordinaire, le Président de même que les membres du Conseil en fin de mandat, indiquent leur intention ou non de se représenter.
En cas de vote à bulletin secret, le Bureau prévoit des bulletins et des urnes. Le dépouillement est effectué par un membre du Conseil d’Administration, assisté par un (1) scrutateur désigné en début de séance par l’Assemblée sur proposition du Président parmi l’assemblé et n’appartenant pas au conseil d’administration.
Chaque membre de l’Association présent à l’Assemblée Générale ordinaire ou extraordinaire ne peut détenir plus de deux (2) procurations.
Les votes par correspondance ou par participation à distance à l’assemblée générale sont interdits.
Article 4 ‐ Conseil d’Administration
Le Conseil d’Administration est renouvelé chaque année. Chaque membre peut se représenter au Conseil d’Administration tant qu’il peut justifier de son statut de membre actif de l’association et qu’il est en ordre de cotisation. Les neufs (9) membres du conseil d’administration doivent autant que possibles être répartis dans les deux écoles.
Les candidats au Conseil d’Administration font leur demande écrite au Président jusqu’à la veille de l’Assemblée Générale Ordinaire.
Chaque membre du Conseil d’Administration est élu par l’ensemble des membres de l’Association lors de l’Assemblée générale Ordinaire. Sont élus les membres qui ont obtenu le plus grand nombre de voix par ordre décroissant. Si le nombre de candidats est inférieur ou égal au nombre de postes à pourvoir, le vote s’effectue pour la liste complète comprenant l’ensemble des candidats.
Lors des réunions du conseil d’administration, toute absence doit être signalée auprès du Président ou du secrétaire du Conseil d’Administration avant chaque réunion du Conseil d’Administration. Le membre absent peut se faire représenter, avec délégation de vote, par un autre membre, choisi par lui, appartenant au Conseil d’Administration.
Article 5 – Le Bureau
Le Bureau doit comporter au moins deux (2) membres, un président et un trésorier. Il ne peut pas excéder cinq (5) membres. Le Président peut proposer au vote du Conseil d’Administration deux vice-présidents et un secrétaire. Il peut aussi, s’il le juge utile, procéder à l’élection d’un membre supplémentaire chargé de remplacer momentanément un membre défaillant ou d’assurer une mission particulière ; dans ce dernier cas le nouvel élu siège au Bureau, avec voix délibérative, que si sa mission est concernée.
L’élection de chaque membre du Bureau se fait à la majorité simple des présents, la voix du Président étant prépondérante en cas d’égalité de voix.
Le Conseil d’Administration délègue au Bureau la conduite et la gestion des activités de l’Association sous réserve d’un contrôle périodique lors de chaque réunion du Conseil.
A l’issue de l’Assemblée Générale Ordinaire, le Bureau sortant gère les affaires courantes et convoque rapidement une réunion du Conseil d’Administration. Ce Conseil est présidé par l’ancien Président jusqu’à l’élection d’un nouveau Président, lequel propose, au cours de la même réunion, un Bureau à l’élection du Conseil.
Les délibérations du Bureau sont prises à la majorité simple des présents, la voix du Président étant prépondérante.
Article 6 – Démission
Le membre démissionnaire doit adresser sous lettre simple sa démission au Président de l’Association.
Titre 3 – Site internet et communications externe et interne
Article 7 – Le site internet de l’association
Le site internet de l’association (https://apex34.fr) est édité sous la responsabilité de l’association et de son président. Tous les membres du bureau peuvent obtenir un compte pour administrer le site internet à leur demande. Cependant, afin d’éviter un trop grand nombre de publication, c’est le président (ou toute personne à qui il a délégué cette mission), qui valide les publications et organise l’ordre de publication.
Article 8 – Les moyens de communication de l’association vers l’extérieur
Seul le président peut utiliser la boîte E-mail in**@ap****.fr. Il doit cependant s’assurer que tout le monde ait accès aux courriels envoyés à cet adresse.
Pour la communication, chaque membre du bureau peut s’il le souhaite obtenir l’accès à la boite au lettre: Vo*********@ap****.fr. Dans la mesure du possible, ces boites sont à utiliser pour la communication externe.
Des groupes WhatsApp sont disponibles pour la communication vers les parents. Le bureau est administrateur de plein droits de ces groupes, suivant l’école où est leur enfant. Des modérateurs pourront être choisis parmi le conseil d’administration le cas échéant.
Article 8bis – Les moyens de communication interne
Le bureau et le conseil d’administration doivent se réunir au moins une fois par mois, de préférence deux (2).
Entre ces réunions, des moyens de communications sont mis à disposition pour entre autres, la gestion au jour le jour de l’association: une messagerie instantanée (Slack) ainsi que la possibilité de faire des réunions en ligne. D’autres moyens pourront être choisi et validé par un vote du conseil d’administration
Article 9 – Protection de la vie privée des adhérents Fichiers – Adresses électroniques
Les membres de l’Association sont informés que l’Association met en œuvre un traitement automatisé des adresses électroniques les concernant.
Ce fichier est à l’usage exclusif de l’Association laquelle s’engage à ne pas publier ces données nominatives sur Internet et à ne pas transmettre ce fichier à des tiers, à l’exception des parents correspondants de classe, et à adresser les courriels en copie cachée.
Les informations recueillies peuvent donner lieu à l’exercice du droit d’accès et de rectification selon les dispositions de la loi du 6 janvier 1978. Pour exercer ce droit et obtenir communication le concernant, le membre s’adressera au siège de l’Association.
Titre IV – Réglementation financière
Article 10 – Modalités d’engagement des dépenses
Le président et le trésorier peuvent effectuer pour le compte de l’Association toutes les dépenses utiles à la réalisation de l’objet statutaire dans les limites fixées par le Conseil d’Administration. Les moyens de paiement privilégiés sont : la carte bleue de l’association ou le virement bancaire.
Article 11 – Modalités de remboursement des frais
Les frais justifiés par l’activité réelle d’un bénévole, dûment missionné par l’Association sont remboursées sur présentation des pièces justificatives (factures au nom de l’association).
Tous les frais doivent faire l’objet d’un enregistrement permettant d’identifier clairement la personne bénévole, sa mission et la nature des frais engagés.
Article 12 – Le compte en banque de l’association
Le président et le trésorier ont procuration sur le compte bancaire de l’association. En début de mandat, l’ancien président doit s’assurer de la continuité de services en transmettant les documents adéquats pour changer la procuration sur le compte de l’association.
L’association dispose d’un lecteur de carte CB. Ce moyen de paiement est à prioriser pour encaisser les ventes pendant les activités ou les adhésions.
Article 10 – Comptabilité des activités
Toutes les activités conduites par l’Association sont comptabilisées. Un bilan et un compte de résultat seront établis chaque année détaillant l’ensemble des activités organisées dans l’année. Une vérification des comptes sera faite en préparation de l’Assemblée Générale Ordinaire par des membres de l’association choisis par le conseil d’administration
Le trésorier veille à la sécurité des données informatiques.
Titre V – Dispositions diverses
Article 11 – Adoption et modification du règlement intérieur
Le règlement intérieur de l’Association est adopté ou modifié par le Conseil d’Administration à la majorité simple. Dans les deux cas, il doit être ratifié par l’Assemblée Générale Ordinaire suivante à la majorité simple des votants.